Eksport konwersja import faktur z Kamsoft KS Apteka

Program do obsługi aptek KS Apteka firmy Kamsoft był pierwszym wdrożonym programem, z którego były importowane faktury sprzedaży i zakupu. Miało to miejsce w 1996 roku. Od tego czasu kilkakrotnie zmieniała się struktura pliku. W latach, w których obowiązywały stawki 2% i 4% VAT plik nie posiadał informacji, jaka stawka została użyta - należało ją wnioskować z daty pliku. Plik dostarczany jest do biura na dyskietce a ostatnio na pamięci USB. Przesyłania faktur przez internet nie praktykujemy ze względów bezpieczeństwa danych.

Format pliku

Eksportowane dane zapisywane są w pliku FArrmmdd.DBF, gdzie zamiast małych liter wstawiona jest data ostatniego dnia przenoszonego miesiąca. Wcześniej każdy dzień był zapisywany do osobnego pliku.

Uwagi dla użytkowników

Faktury zakupu (nabycia) należy wprowadzać pod datą wystawienia faktury, natomiast korygujące pod datą otrzymania. Należy zwracać uwagę, aby suma pozycji na wprowadzonej fakturze była zgodna z wydrukiem faktury (inaczej pojawią się groszowe rozbieżności).

Aktualne problemy

Przy eksportowaniu faktur nie jest zapisywany numer lokalu. W przypadku zamieszania z fakturami sprzedaży (zmiana odbiorcy, kwoty, anulowanie faktury) mogą pojawić się niezgodności, które należy poprawiać ręcznie. Możliwe jest utworzenie kartoteki kontrahenta bez podawania NIP, przez co eksportowane faktury nabycia nie będą posiadały NIP. Pole na numer faktury ma 20 znaków, w których nie mieszczą się numery faktur z PGF SA (numery te mają na końcu "/PGF" i ostanie dwie litery są obcinane).

Niektóre faktury z hurtowni "FARMACOL" SA potrafią być zapisane z datą sprzedaży o jeden dzień późniejszą, niż daty wystawienia i sprzedaży na wydruku.
Zdarza się (rzadko), że suma brutto faktury się zgadza, natomiast netto jest inne z powodu innych stawek w pozycjach.

Przyczyny powyższych rozbieżności nie zostały rozpoznane.

Czas sprawdzania faktur

Dane zgrane z komputera klienta nie nadają się bezpośrednio do zaksięgowania. W części faktur występują rozbieżnowści między treścią elektroniczną a wersją papierową. Dlatego dokonywane jest sprawdzenie każdego dokumentu i jeśli zachodzi taka konieczność, jest on edytowany i poprawiany.

Poniżej znajduje się wykres czasów sprawdzania faktur przeniesionych z apteki, a zarejestrowanych w latach 2000-2004 przez wczesną wersję programu AFIK. Zestawienie obejmuje około 7000 faktur sprzedaży i 7000 faktur zakupu.

Z wykresu można odczytać, że 73% faktur sprzedaży zostało sprawdzone w czasie krótszym niż 10 sekund. Kolejne 17% faktur sprzedaży zmieściło się w czasie między 10 a 15 sekund. Czasy sprawdzania bez edycji przekraczające 20 sekund wynikają już raczej z przerwania pracy na moment.

Czas sprawdzania faktur zakupu jest 2-3 krotnie dłuższy. Może to wynikać z następujących okoliczności:

faktury sprzedaży są poukładane numerami, a faktury zakupu jedynie datami, co często wymaga odnalezienia kolejnej faktury wśród faktur z danego dnia
faktury sprzedaży są na ogół jednostronicowe, a faktury zakupu są wielostronicowe, a podsumowanie w stawkach znajduje się na ostatniej albo przedostatniej stronie
faktury sprzedaży mają znacznie mniejszy poziom błędów - jeśli treść nie zgadza się z wydrukiem, to najczęściej w dużym zakresie (kontrahent, kwota, daty), co łatwiej zauważyć, natomiast faktury zakupu trzeba sprawdzać dokładniej, bo rozbieżności są subtelniejsze (np. inna data sprzedaży)

Jeżeli faktura wymagała poprawek (zmiana daty, uzupełnienie numeru, zmiana filii kontrahenta, drobne korekty w adresie), jej poprawienie zajmowało 2-3 krotnie dłużej, niż zatwierdzenie bezbłędnej faktury. Dla przedstawionych danych, edycji wymagało 7% faktur sprzedaży oraz 3.1% faktur zakupu.

Ze statystyki wynika jeszcze, że średnia sprawdzania faktur sprzedaży wynosiła 9.8s (z edycją 28s), a najczęściej występujący czas to 6s. Dla faktur zakupu średnia 24s (z edycją 48s), a najczęstszy czas 15s.

Poniżej analogiczny wykres dla innej apteki, z tego samego okresu. Ponad 2500 faktur sprzedaży i około 4500 faktur zakupu.

Widać, że sprawdzanie faktur sprzedaży zajmowało nieco więcej czasu, natomiast wykres dla faktur zakupu jest praktycznie identyczny. Dla przedstawionych danych, edycji wymagało 10.7% faktur sprzedaży oraz 12.2% faktur zakupu.

Ze statystyki wynika, że średnia sprawdzania faktur sprzedaży wynosiła 12.9s (z edycją 35s), a najczęściej występujący czas to 7s. Dla faktur zakupu średnia 25s (z edycją 42s), a najczęstszy czas 15s.

Nie mamy niestety badań, ile czasu zajmuje zwykłe ręczne wprowadzenie faktury. Dla porównania, można przedstawić cytat pochodzący z tekstu "Konkurs na szybkość księgowania w programie KPiR", ze strony internetowej jednego z producentów oprogramownia. Przy czym proszę zauważyć, iż czasy sprawdzania faktur w przedstawionych powyżej analizach nie miały na celu bicia rekordu i mierzone były przy zróżnicowanym poziomie zaangażowania w pracę.

Dzięki prostemu schematowi działania wykorzystanemu w optymalny sposób, rekordziście w konkursie udało się zaksięgować osiemdziesiąt faktur w dziesięć minut. Jak łatwo obliczyć oznacza to zaksięgowanie jednej faktury w ciągu 7- 8 sekund a w przeliczeniu na godziny oznacza to księgowanie z szybkością prawie 500 dokumentów na godzinę!
(...) uczestnicy nie mogli uwierzyć, że możliwe jest zaksięgowanie w godzinę aż 480 faktur! Tym bardziej, że w początkowej fazie konkursu wyniki oscylowały wokół księgowania 24 faktur na 10 minut. Potem nastąpiła poprawa, nasi klienci księgowali około 40 faktur w ciągu 10 minut, a na końcu kilku z nich zbliżyło się do wyniku zwycięzcy - i księgowali 75 faktur.