Program magazynowo-fakturujący CDN Firma++ wydawany przez ComArch został wdrożony jako drugi do importowania faktur sprzedaży i zakupu, w 2001 roku. Dotyczyło to firmy, która miesięcznie wystawia faktury w objętości wypełniającej prawie cały segregator. W roku 2008 został dodany import dokumentów rozchodu wewnętrznego (przeznaczanie sprzedawanego paliwa na użytek firmowego samochodu). Plik dostarczany jest do biura na dyskietce albo pamięci USB.
Format pliku
Eksportowane dane zapisywane są w pliku VAT_R.TXT. Jest to plik tekstowy (CSV), w którym każda linia odpowiada jednemu dokumentowi. Podczas wczytywania pliku do Afika sprawdzana jest data każdego dokumentu i linie są kopiowane do plików VAT_rrmm.TXT, gdzie małe litery oznaczają rok i miesiąc wystawienia dokumentów. Jest to związane z możliwością wyeksportowania z programu faktur za dowolny okres.
Uwagi dla użytkowników
Faktury zakupu (nabycia) należy wprowadzać pod datą wystawienia faktury, natomiast korygujące pod datą otrzymania. Należy zwracać uwagę, aby suma pozycji na wprowadzonej fakturze była zgodna z wydrukiem faktury (inaczej pojawią się groszowe rozbieżności).
Aktualne problemy
Przy eksportowaniu faktur mogą się one dokleić do pliku z poprzedniego miesiąca, przez co pozycje zostaną niepotrzebnie zdublowane. Należy usuwać pliki z poprzednich miesięcy albo zmieniać im nazwy. Program Firma++ nie sprawdza poprawności NIP i często zdarzają się faktury sprzedaży z błędnym NIP-em.
Jeśli klient posiada nieaktualizowaną wersję programu Firma++, wpisane doń faktury RR mogą być przenoszone ze stawką 5%. AFIK automatycznie zmieni stawkę na 6%, natomiast na chwilę obecną nie jest przeliczany VAT.
Czas sprawdzania faktur
Dane zgrane z komputera klienta nie nadają się bezpośrednio do zaksięgowania. W części faktur występują rozbieżnowści między treścią elektroniczną a wersją papierową. Dlatego dokonywane jest sprawdzenie każdego dokumentu i jeśli zachodzi taka konieczność, jest on edytowany i poprawiany.
Poniżej znajduje się wykres czasów sprawdzania faktur przeniesionych z firmy przetwórczej, a zarejestrowanych dla 44 miesięcy w latach 2000-2004 przez wczesną wersję programu AFIK. Zestawienie obejmuje ponad 16000 faktur sprzedaży, klient nie prowadził ewidencji faktur zakupu. W przedstawionym poniżej przypadku częstym problemem były błędne sektory na dyskietce, co powodowało utratę treści kilku faktur w miesiącu.
Z wykresu można odczytać, że 65% faktur sprzedaży zostało sprawdzone w czasie krótszym niż 10 sekund. Kolejne 20% faktur sprzedaży zmieściło się w czasie między 10 a 15 sekund. Czasy sprawdzania bez edycji przekraczające 20 sekund wynikają już raczej z przerwania pracy na moment.
Jeżeli faktura wymagała poprawek (zmiana filii kontrahenta, drobne korekty w adresie, uzupełnienie danych z uszkodzonych sektorów dyskietki), jej poprawienie zajmowało 2-3 krotnie dłużej, niż zatwierdzenie bezbłędnej faktury. Dla przedstawionych danych, edycji wymagało 6% faktur sprzedaży.
Ze zgromadzonej statystyki wynika jeszcze, że średnia sprawdzania faktur sprzedaży wynosiła 13s (z edycją 31.5s), a najczęściej występujący czas to 9s.
© 2009 Prywatna Firma "NABLA"